Devido à importância de buscar um padrão de excelência e satisfação nos serviços, saber como emitir nota fiscal eletrônica é essencial para a segurança dos negócios.
Entre os fatores que tornam a nota fiscal eletrônica material para transações corporativas, está a comprovação do nível de renda da instituição.
Com isso ajuda a promover medidas mais favoráveis à sustentabilidade da empresa.
Com isso em mente, listamos 6 pontos-chave que merecem atenção especial ao emitir nota fiscal eletrônica.
1. Certifique-se qual nota fiscal eletrônica deve ser emitida
Uma das primeiras coisas ao emitir uma nota fiscal eletrônica (NF-e) é verificar qual tipo de nota fiscal é exigida em sua área de especialização.
Portanto, é importante saber quais tipos de notas fiscais eletrônicas existem e qual é o seu objetivo.
Para os envolvidos no marketing de produtos, é correto emitir nota fiscal eletrônica, tributada sobre a rotatividade de bens e serviços, o ICMS. No caso de produtos manufaturados, o IPI deve ser indicado.
Além de reduzir a quantidade de papelada e mão-de-obra necessária para faturas impressas, aprender a emitir nota fiscal eletrônica ajuda a manter seu negócio funcionando sem problemas e também protege os direitos de seus clientes.
2. Registre-se na SEFAZ do Estado
Para emitir uma nota fiscal eletrônica, é necessária a permissão da Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ). Isso garante que a Nota Fiscal Eletrônica seja reconhecida corretamente para aprovação subsequente.
Após esse registro junto a SEFAZ, a nota fiscal eletrônica pode ser liberada diretamente através do site desta agência. Assim, realizar o gerenciamento terá uma vantagem de aproveitar a praticidade de ter acesso ao documento na Internet.
Até empresas que cumprem as regras do Simples Nacional (SN) devem faturar. Mesmo se não houver tributação direta de impostos em cada transação, a criação da nota fiscal eletrônica serve para confirmar as atividades da sua empresa.
3. Certificado digital
Hoje, a certificação digital é uma das maiores conquistas na produção de documentos corporativos. Além da praticidade, que permite assinar documentos a qualquer hora e em qualquer lugar, um certificado digital fornece a força legal de uma conta eletrônica.
Com a assinatura digital, é possível a confirmação da autenticidade da nota fiscal eletrônica, além da prova que foi sua instituição que emitiu esta nota.
Outro ponto importante é que a adoção dessa ferramenta mostra que sua empresa segue as tendências oferecidas pelas inovações tecnológicas e está crescendo a cada dia.
Para comprar um certificado digital, basta encontrar uma autoridade de certificação. Uma instituição confiável e devidamente credenciada deve ser procurada pela Receita Federal (RF) e pela Infraestrutura de Chave Pública Brasileira (ICP).
4. Registre corretamente mercadorias e clientes no sistema
Os recursos fornecidos pelos meios digitais suportam uma variedade de tarefas rotineiras. Também inclui gerenciamento de inventário, pois produtos e clientes devem ser registrados corretamente.
Manter a organização nesses registros e monitorar os dados e informações que devem ser incluídos na nota fiscal eletrônica é um pré-requisito para emitir nota fiscal eletrônica de forma eficiente.
Para minimizar a probabilidade de erros na preparação e emissão de notas fiscais eletrônicas, é ideal usar um sistema de gerenciamento específico para esse tipo de serviço.
A adoção dessas funções simplifica as operações contábeis e as tarefas rotineiras. Nesse sentido, essa medida promove a produtividade maximizando os resultados.
5. Verifique se as informações são válidas
Para garantir a precisão das informações contidas na nota fiscal eletrônica, é recomendável verificar cuidadosamente a exatidão de todos os dados.
Mesmo se você tiver a oportunidade de editar qualquer erro possível, o ideal é emitir notas fiscais fiáveis. Lembre-se de que uma nota fiscal eletrônica com defeito não será de forma alguma aprovada pela SEFAZ.
Diante disso, você deve ter muito cuidado ao preencher esses dados e ter um programa que ajuda na liberação da emissnao da nota fiscal eletrônica.
Emitir nota fiscal eletrônica representa sua empresa em várias situações. Em certo sentido, eles simbolizam a imagem, a responsabilidade e a missão defendidas por sua organização.
6. Armazenamento da nota fiscal eletrônica
Ao finalizar da emissão da nota fiscal eletrônica, arquivos com extensão
XML e DANFE serão gerados, esses são definitivamente importantes, mas com funções distintas.
O DANFE deve ser impresso e enviado ao cliente que recebe a mercadoria, pois é uma imagem gráfica e confirmação da emissão da nota fiscal eletrônica.
O XML deve ser armazenado pela empresa por 5 anos a partir da data de seu lançamento, para possível apresentação futura, se necessário, pela inspeção do estado.
Como vimos, emitir nota fiscal eletrônica pode ser uma tarefa simples se você seguir várias etapas corretamente.
Igualmente importante é a observância de recursos tecnológicos, como o uso de um certificado digital, que ajuda a otimizar todos os processos necessários para melhorar a qualidade do serviço e a eficácia do gerenciamento de documentos.
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